Quản lý tồn kho TikTok Shop: Giải pháp tránh cháy hàng cho shop bạn

Quản lý tồn kho TikTok Shop là một trong những công việc quan trọng nhưng thường bị người bán xem nhẹ. Một sản phẩm có nhiều lượt xem, đơn hàng tăng mạnh nhưng không kiểm soát tốt số lượng hàng thực tế có thể dẫn đến hết hàng, hủy đơn, giao chậm hoặc tồn kho quá lớn.

Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn tác động đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành shop. Đặc biệt, khi bán hàng trên TikTok Shop kết hợp livestream, video ngắn và affiliate, lượng đơn có thể tăng rất nhanh trong thời gian ngắn. Vì vậy, người bán cần xây dựng quy trình quản lý tồn kho rõ ràng ngay từ đầu.

01. Quản lý tồn kho TikTok Shop là gì?

Quản lý tồn kho TikTok Shop là quá trình theo dõi, cập nhật và kiểm soát số lượng sản phẩm mà shop đang có, đang bán, đã đặt hàng và còn có thể bán. Mục tiêu không đơn thuần là biết “còn bao nhiêu sản phẩm”, mà phải đảm bảo số lượng hàng hiển thị trên TikTok Shop tương đối sát với lượng hàng thực tế trong kho.

02. Lý do nào làm cho quản lý tồn kho TikTok Shop ngày càng quan trọng?

a. Tránh tình trạng bán vượt số lượng hàng thực tế

Một trong những vấn đề phổ biến là sản phẩm trên TikTok Shop vẫn hiển thị còn hàng nhưng kho thực tế đã hết. Ví dụ, shop còn 20 sản phẩm nhưng cùng lúc chạy quảng cáo, livestream và có nhiều KOC bán affiliate. Lúc này lượng đơn có thể tăng nhanh và khiến sản phẩm nhanh chóng hết hàng.

Nếu hệ thống bán ra nhanh hơn dự kiến mà người bán không cập nhật tồn kho, shop có thể tiếp tục nhận đơn dù không còn đủ hàng. Khi đó, người bán phải xử lý hủy đơn hoặc giao hàng chậm

→ Tác động xấu đến trải nghiệm khách hàng.

b. Tránh phải tồn kho quá nhiều

Quản lý tồn kho không chỉ để tránh hết hàng mà còn giúp hạn chế tình trạng nhập hàng quá mức. Nếu nhập một lượng lớn sản phẩm theo cảm tính, vốn sẽ bị giữ lại trong hàng hóa. Những sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc phụ thuộc xu hướng TikTok còn có nguy cơ giảm nhu cầu rất nhanh. Do đó, shop nên dựa vào tốc độ bán, lịch sử đơn hàng và xu hướng nhu cầu để quyết định lượng hàng cần nhập.

c. Dự phòng khi chạy chương trình bán hàng

Livestream có thể tạo ra lượng đơn lớn trong thời gian ngắn. Nếu người bán có năng lực tốt trong việc dự báo số lượng hàng bán được, việc tổ chức phiên live và phân phối sản phẩm dễ dàng hơn.

Nếu chỉ còn 100 sản phẩm nhưng dự kiến phiên LIVE có nhu cầu cao, shop có thể cân nhắc giới hạn số lượng bán, điều chỉnh chương trình hoặc chuẩn bị thêm hàng trước khi livestream.

03. Bí kíp quản lý tồn kho TikTok Shop hiệu quả

Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ tránh hết hàng đột ngột, không bị tồn kho ảo và cải thiện trải nghiệm với khách hàng. Không những vậy, trong mùa cao điểm số lượng đơn tăng nhanh dẫn đến việc kiểm soát tồn kho trở nên cấp thiết. Hãy cùng Agency Dịch Vụ Online 107 đi tìm lời giải cho bài toán quản lý tồn kho TikTok Shop này nhé:

a. Quản lý riêng từng SKU

Sản phẩm có nhiều size, nhiều màu và nhiều chủng loại thì khuyến khích nhà bán hàng dùng cách quản lý từng SKU.
Chẳng hạn như: áo thun màu hồng size S và áo đen màu L có nhiều số lượng. Dùng SKU sẽ giúp biết được sản phẩm áo màu hồng size S số lượng bao nhiêu và áo đen size L số lượng bao nhiêu.

→ Hiểu được dòng sản phẩm hay mã nào đang bán nhanh hay chậm.

b. Hiểu tồn kho thực tế và tồn kho có thể bán

Không nên chỉ nhìn vào tổng số hàng đang có trong kho. TikTok Shop phân tách hàng tồn kho theo các trạng thái khác nhau, trong đó “Hiện có” là lượng hàng tồn kho thực tế chưa bị giữ lại cho đơn hàng, chiến dịch hoặc nhà sáng tạo. Việc theo dõi các trạng thái này giúp người bán hiểu chính xác hơn lượng hàng đang có thể sử dụng để bán.

c. Định mức tồn kho tối thiểu

Với những SKU bán nhanh hoặc có thời gian nhập hàng dài, shop nên thiết lập mức cảnh báo tồn kho để chủ động chuẩn bị hàng. Ví dụ, nếu một sản phẩm trung bình bán 20 đơn/ngày và thời gian nhập hàng khoảng 05 ngày, shop có thể cân nhắc đặt mức tồn kho cảnh báo đủ để có thời gian bổ sung hàng trước khi sản phẩm xuống mức quá thấp.

d. Theo dõi tốc độ bán

TikTok Shop cho phép theo dõi doanh số SKU theo nhiều khoảng thời gian như 7, 14, 21, 30, 45 và 60 ngày. Người bán có thể dựa vào tốc độ bán, dự báo nhu cầu và số ngày cung ứng để chủ động lập kế hoạch nhập hàng.

e. Kiểm kê kho định kỳ

Cần sắp xếp lịch kiểm kê hàng hóa thường xuyên và chú trọng vào những sản phẩm bán chạy. Dữ liệu tồn kho trên hệ thống có thể chênh lệch với lượng hàng thực tế do sai sót khi nhập – xuất kho, hàng lỗi, hàng đổi trả, thất thoát hoặc gán nhầm SKU. Vì vậy, shop nên kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu giữa hệ thống với kho thực tế.

f. Phân loại hàng để tối ưu vốn

Sản phẩm bán nhanh thì cần ưu tiên nhập thêm, bán chậm thì không nhập thêm và triển khai chương trình ưu đãi. Còn bán ổn định thì giữ mức tồn kho ở vị trí hiện tại.

g. Kiểm tra cơ chế tự động hoàn lại tồn kho

TikTok Shop hiện có tính năng Auto Restock, cho phép nhà bán hàng thiết lập việc tự động bổ sung lại tồn kho sau một số trường hợp hủy đơn đủ điều kiện. Người bán nên kiểm tra cài đặt này và cân nhắc bật hoặc tắt tùy theo độ chính xác của dữ liệu kho, đặc biệt khi bán trên nhiều nền tảng hoặc thường xuyên phát sinh chênh lệch tồn kho.

04. Người bán đã biết tính năng Multi-warehouse (MWH) trên TikTok Shop chưa?

MWH là tính năng quản lý nhiều kho ngay trên TikTok Shop Seller Center, cho phép nhà bán hàng quản lý tối đa 45 kho hàng. Tính năng hiện áp dụng cho nhà bán hàng tại Việt Nam và được thiết kế để hỗ trợ phân bổ tồn kho, định tuyến đơn hàng và xử lý đơn hiệu quả hơn.

a. Multi-Warehouse hoạt động như thế nào?

Khi người mua đặt hàng, TikTok Shop sẽ tự động phân tích vị trí người mua, khu vực vận chuyển của kho và lượng tồn kho để lựa chọn kho phù hợp. Thông thường, hệ thống ưu tiên kho gần địa chỉ giao hàng có đủ tồn kho; nếu kho phù hợp gần nhất không đáp ứng được, hệ thống có thể chuyển sang kho tiếp theo.

b. Nhà bán hàng có thể quản lý gì?

Trong Seller Center, shop có thể chỉnh sửa tồn kho theo từng kho hoặc chỉnh sửa hàng loạt bằng Excel. Người bán cũng có thể lọc sản phẩm theo từng kho và xử lý đơn hàng riêng theo từng kho.

Lưu ý: Sau khi chế độ nhiều kho được bật và sản phẩm đã được đăng, tùy chọn nhiều kho đối với sản phẩm đó không thể tắt. Vì vậy, shop nên kiểm tra cấu trúc kho và phân bổ tồn kho trước khi kích hoạt.

c. Multi-Warehouse giúp gì cho shop trên sàn?

MWH đặc biệt đáng cân nhắc khi shop có nhiều kho hoặc lượng đơn lớn. Phân bổ hàng gần khách hơn có thể giúp shop chủ động hơn trong xử lý đơn và giảm tình trạng một kho hết hàng trong khi kho khác vẫn còn.

Tuy nhiên, nhà bán hàng cần quản lý số lượng tồn ở từng kho thật chính xác. TikTok Shop hiện cho phép thiết lập cảnh báo tồn kho tổng trên nhiều kho, nhưng chưa hỗ trợ cảnh báo riêng theo từng kho.

05. Nên dùng Excel hay phần mềm quản lý tồn kho?

Với shop nhỏ và ít SKU, Excel hoặc Google Sheets có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản. Một bảng quản lý có thể gồm:

Tuy nhiên, khi shop có hàng trăm SKU, nhiều kho, nhiều kênh bán hoặc lượng đơn lớn, việc quản lý thủ công sẽ nhanh chóng trở nên khó kiểm soát.

Lúc này, người bán có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc công cụ quản lý tồn kho có khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các kênh. 

Agency Dịch Vụ Online 107 luôn hỗ trợ nhà bán hàng khi gặp khó khăn và đặc biệt trong quá trình quản lý dữ liệu tồn kho. Nhấn vào nút bên dưới để nhận được tư vấn từ chúng tôi nhé.

DỊCH VỤ VẬN HÀNH TĂNG TRƯỞNG TIKTOK SHOP

06. Một số phần mềm quản lý tồn kho TikTok Shop

Công cụ chính thức

• TikTok Shop Seller Center

Phần mềm quản lý bên thứ ba

• BigSeller
• MISA eShop
• TikGo
• Salework

Bảng 01. Một số công cụ và phần mềm quản lý tồn kho TikTok Shop

07. FAQs – Những câu hỏi thường gặp

a. Có 2 kho nhưng TikTok Shop vẫn phân bổ đơn về kho không mong muốn, phải xử lý thế nào?

Đừng chỉ nhìn vào kho mặc định. TikTok Shop cho biết hệ thống định tuyến đơn dựa trên vị trí khách hàng, khu vực vận chuyển và tồn kho của từng kho. Kho mặc định không đồng nghĩa với việc luôn được ưu tiên xử lý đơn. Vì vậy, nhà bán hàng cần kiểm tra lại khu vực vận chuyển của từng kho và số lượng tồn khả dụng.

b. Chia tồn kho giữa nhiều kho thế nào để tránh một kho hết hàng nhưng kho khác vẫn còn?

Căn cứ vào doanh số theo khu vực, tốc độ bán và khả năng nhập bổ sung của từng kho. Hệ thống hỗ trợ cảnh báo tồn kho tổng nhưng chưa có cảnh báo riêng theo từng kho, nên shop nhiều kho cần chủ động theo dõi số lượng tại từng địa điểm.

c. Chủ shop bật MWH (Multi warehouse) cho toàn bộ sản phẩm tương ứng với nhiều kho được không?

Nếu chưa có dữ liệu kho hoàn chỉnh, shop nên kiểm tra kỹ lượng tồn kho từng kho và khu vực vận chuyển trước khi bật MWH. Với shop chưa có nhiều kinh nghiệm, có thể cân nhắc triển khai trước trên một nhóm SKU phù hợp rồi mở rộng.

08. Kết

Quản lý tồn kho TikTok Shop không chỉ là cập nhật một con số trên sàn/phần mềm. Đó là cả một quá trình dài đòi hỏi người bán nghiên cứu và dự báo nhu cầu cẩn thận. Một shop quản lý tồn kho tốt sẽ giảm nguy cơ hết hàng, tránh hủy đơn, và tối ưu vốn hiệu quả hơn.