Chia Sẻ Ứng Dụng AI Agent Cho Doanh Nghiệp

AI Agent trong Gemini được Google phát triển theo hướng cho phép người dùng tạo các phiên bản Gemini được tùy chỉnh cho những mục đích cụ thể. Người dùng có thể thiết lập hướng dẫn, cung cấp thêm tệp làm nguồn thông tin cho những nhiệm vụ tương tự trong các lần làm việc sau.

Vì vậy, ứng dụng AI Agent trong doanh nghiệp có thể được xem xét như một phương thức tổ chức việc sử dụng AI theo từng nhiệm vụ và phòng ban. Tuy nhiên, hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào quy trình, dữ liệu, cách thiết lập hướng dẫn và việc kiểm tra kết quả của con người.

01. AI Agent là gì?

AI Agent là các phiên bản Gemini được tùy chỉnh nhằm hỗ trợ những nhiệm vụ lặp lại hoặc những lĩnh vực mà người dùng muốn có hướng dẫn chuyên biệt. 

Điểm đáng chú ý là AI Agent không phải một phần mềm độc lập thay thế toàn bộ quy trình của một phòng ban. Về bản chất, đây là cách tùy chỉnh Gemini để AI phản hồi theo một nhóm yêu cầu, mục tiêu hoặc ngữ cảnh cụ thể.

02. Ứng dụng AI Agent hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

a. Giảm việc lặp lại prompt

Một công việc thường xuyên có thể yêu cầu cùng một số thông tin và quy tắc. Nếu nhân viên phải nhập lại những hướng dẫn này trong từng cuộc trò chuyện, quy trình sử dụng AI sẽ phát sinh thêm thao tác.

Google mô tả AI Agent như một cách tạo các hướng dẫn cụ thể và có thể lặp lại cho Gemini.  Ví dụ, thay vì mỗi lần yêu cầu AI hỗ trợ biên tập nội dung đều phải mô tả đối tượng đọc, giọng điệu và cấu trúc mong muốn, doanh nghiệp có thể xây dựng một trợ lý ảo dành riêng cho công việc này.

b. Chuẩn hóa hướng dẫn cho một nhóm công việc

Trong môi trường doanh nghiệp, cách tiếp cận này có thể giúp một nhóm nhân viên sử dụng chung một bộ hướng dẫn cho những nhiệm vụ tương tự, thay vì mỗi người tự xây dựng prompt theo cách riêng.

Tuy nhiên, chuẩn hóa hướng dẫn không đồng nghĩa với việc mọi kết quả do AI tạo ra đều giống nhau hoặc luôn phù hợp. Nhân viên vẫn cần kiểm tra nội dung trước khi sử dụng.

c. Cung cấp thêm ngữ cảnh bằng tài liệu

Đối với doanh nghiệp, khả năng này có thể hữu ích khi nhân viên thường xuyên làm việc với những tài liệu tương đối ổn định, chẳng hạn hướng dẫn nội bộ, tài liệu sản phẩm hoặc các tài liệu tham khảo được phép sử dụng.

03. Ứng dụng AI Agent cho từng phòng ban

Cách sử dụng AI Agent nên dựa trên nhu cầu thực tế của từng bộ phận. Những nhiệm vụ có quy trình rõ ràng, thường xuyên lặp lại và có thể mô tả bằng hướng dẫn cụ thể là một điểm bắt đầu phù hợp.

a. Phòng Marketing

Marketing có thể sử dụng trợ lý AI cho các công việc như phát triển ý tưởng, xây dựng dàn ý, biên tập nội dung hoặc chuyển đổi nội dung sang những định dạng khác nhau.

Tuy nhiên, nhân viên vẫn cần kiểm tra thông tin thực tế, thông điệp thương hiệu và những nội dung có liên quan đến khách hàng trước khi xuất bản.

b. Phòng Kinh doanh

Đối với bộ phận kinh doanh, AI có thể hỗ trợ chuẩn bị nội dung trao đổi, tóm tắt tài liệu hoặc xây dựng danh sách câu hỏi trước một cuộc gặp.

Những thông tin như giá bán, điều khoản hợp đồng, chính sách sản phẩm hoặc cam kết với khách hàng cần được đối chiếu với tài liệu chính thức trước khi sử dụng.

c. Phòng Nhân sự

HR có thể xem xét sử dụng AI Agent cho những nhiệm vụ như xây dựng bản nháp mô tả công việc, chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn hoặc hỗ trợ biên tập tài liệu.

Riêng dữ liệu ứng viên, nhân viên và những thông tin cá nhân cần được quản lý theo chính sách bảo mật và quy định liên quan. AI không nên được sử dụng như một cơ chế tự động đưa ra quyết định nhân sự.

d. Phòng Chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng có thể sử dụng AI để hỗ trợ xây dựng bản nháp phản hồi, tóm tắt nội dung trao đổi hoặc đề xuất cấu trúc trả lời.

Doanh nghiệp có thể thiết lập hướng dẫn về cách trình bày, giọng điệu và những trường hợp cần chuyển tiếp cho nhân viên phụ trách.

Trong các tình huống liên quan đến khiếu nại, chính sách đổi trả, bồi hoàn hoặc cam kết dịch vụ, nhân viên cần kiểm tra thông tin trước khi gửi phản hồi chính thức cho khách hàng.

e. Phòng vận hành

Nếu doanh nghiệp thường xuyên cập nhật quy trình, các tài liệu được sử dụng làm nguồn tham khảo cũng cần được rà soát để hạn chế việc nhân viên dựa vào thông tin đã thay đổi.

04. Cách xây dựng một AI Agent cho doanh nghiệp

Để ứng dụng AI Agent phù hợp với công việc thực tế, doanh nghiệp không nên chỉ đưa ra yêu cầu chung như “hãy trở thành chuyên gia marketing”.

Ví dụ, thay vì viết “Hãy hỗ trợ tôi viết nội dung”, hướng dẫn có thể xác định rõ AI Agent hỗ trợ biên tập nội dung doanh nghiệp, đối tượng đọc là ai, yêu cầu về cấu trúc ra sao và kết quả cần được trình bày theo định dạng nào.

Google cũng cung cấp tính năng hỗ trợ viết lại và mở rộng hướng dẫn bằng Gemini. Sau đó, người dùng có thể xem trước kết quả, chỉnh sửa hướng dẫn và lưu AI Agent.

05. Có thể chia sẻ AI Agent cho đồng nghiệp không?

Có. Google đã công bố khả năng chia sẻ AI Agent tùy chỉnh với người khác từ tháng 9/2025. Người tạo AI Agent có thể chia sẻ với người khác và kiểm soát quyền xem hoặc chỉnh sửa theo cơ chế tương tự chia sẻ tệp trong Google Drive.

Với tài khoản Google Workspace, khả năng sử dụng một số tính năng của Gemini còn phụ thuộc vào gói Workspace và chính sách quản trị của tổ chức.

Tuy nhiên, trước khi chia sẻ, doanh nghiệp nên xác định AI Agent đang sử dụng những tài liệu nào, ai được quyền truy cập và ai có quyền chỉnh sửa hướng dẫn. Việc chia sẻ một AI Agent không nên được xem là thay thế cho quy trình quản lý dữ liệu và quyền truy cập của tổ chức.

06. Những lưu ý khi ứng dụng AI Agent 

a. Kiểm tra kết quả trước khi sử dụng

AI Agent giúp Gemini tuân theo những hướng dẫn được thiết lập, nhưng điều này không có nghĩa mọi câu trả lời đều chính xác trong mọi trường hợp. Các nội dung quan trọng vẫn cần được con người kiểm tra.

b. Chọn nhiệm vụ phù hợp

Không phải công việc nào cũng cần một AI Agent riêng. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nhiệm vụ lặp lại, có tiêu chí đầu ra tương đối rõ và dễ kiểm tra.

c. Kiểm soát dữ liệu

Tài liệu đưa vào Knowledge cần được lựa chọn dựa trên chính sách dữ liệu của doanh nghiệp. Đặc biệt cần thận trọng với dữ liệu khách hàng, thông tin tài chính, dữ liệu nhân sự và tài liệu có giới hạn quyền truy cập.

d. Cập nhật hướng dẫn

Quy trình, sản phẩm và chính sách doanh nghiệp có thể thay đổi. Vì vậy, AI Agent cũng cần được rà soát khi những thông tin hoặc yêu cầu mà nó dựa vào thay đổi.

CẦN TƯ VẤN VỀ ĐÀO TẠO AI CHO DOANH NGHIỆP

08. Kết

Ứng dụng AI Agent là một hướng tiếp cận giúp doanh nghiệp tùy chỉnh cách sử dụng Gemini cho những nhóm nhiệm vụ cụ thể. AI Agent cho phép thiết lập hướng dẫn, cung cấp thêm ngữ cảnh bằng tài liệu và sử dụng lại những hướng dẫn này trong các cuộc trò chuyện tương tự.

Thay vì xem AI như công cụ thay thế hoàn toàn quy trình hoặc nhân sự, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một số công việc cụ thể, xây dựng hướng dẫn rõ ràng, thử nghiệm với nhóm nhỏ và đánh giá kết quả trước khi mở rộng.